業務効率化のためには、ITツールや関連サービスの導入が非常に重要なものとなってきます。とは言え、ツールやサービスは多種多様なので、どれを導入すればよいのか分からないという担当者の方も少なくないでしょう。

そのような場合にご検討いただきたいのは、「音声データテキスト化サービス」です。営業会社やコールセンター等電話を頻繁に使用する会社にとって、このサービスの導入にはさまざまなメリットがあります。

まず最初に、音声データテキスト化サービスがいったいどのようなものなのか、概要について説明をしていきます。

顧客との音声通話をテキストで提供

基本的なサービスの内容としては、「電話等でやりとりをした音声をテキスト化し、文章として読める形でアウトプットする」というものです。

たとえばコールセンターのスタッフや営業担当が顧客と話した音声での記録を、文字起こしして読むことのできる形にしてくれます。

音声データの保存も可能

ただ単にテキスト化するだけのサービスではなく、音声データ自体も記録してくれるのが強みのひとつです。

毎日行われる顧客との膨大なやりとりをこちらですべて記録保存するのはかなり面倒なもの。でも、これらのサービスを利用すれば、そうした音声データの保存管理も行なってくれます。

音声データは専門家が管理保存

これらのサービスにて音声データを取り扱うのは、専門知識豊富なプロフェッショナルたちです。

音声データというものは扱いの難しい点があり、自分たちで保存や管理を行おうとすると失敗することも少なくありません。しかし、専門家に任せることができれば、安心できるデータ管理体制を簡単に構築することができます。

それぞれ異なるシステムの特徴

音声データテキスト化サービスと一口に言っても、その具体的な特徴は業者によってさまざまです。コールセンター向けに力を入れていたり、特定回線に向けたサービスを提供していたり、あるいは会議の記録が得意であったりと、どこを利用するかで「強み」の部分がかなり異なってきます。

ご自身の企業と相性のよい業者を選ぶことができれば、より適切な効率化を図ることができるでしょう。

次に、音声データテキスト化サービスを利用することで得られる可能性のあるメリットについて解説していきましょう。

シミュレーション、スクリプト作成に役立つ

音声データテキスト化の大きな特徴は、声だけでのやりとりを視覚できる形でアウトプットできるということです。音声だと最後まで聴くのに時間がかかりますが、文章であればパッと全体を読み通すことができます、

そのため、過去の事例を元にスクリプトを組む際は、とても役立ちます。音声聴き直しに時間を取られず、聞き落としによるミスも大幅に削減できるでしょう。

必要な箇所をすぐ検索できる

データがテキスト化されるということは、ワード検索機能を利用できるということです。気になったやりとりをチェックしたい場合、いちいち時間を調べて聴き直す必要がありましたが、テキストなら単語を検索にかけるだけですぐに見つけることができます。

スピーディーにリサーチができ、イライラも解消できるでしょう。

顧客トラブル防止に役立つ

いくら注意していても、顧客とのトラブルはやはり発生するもの。とくに「言った言わない」の問題に発展すると対処が非常に難しくなります。

そのような場合、あらかじめ音声データをあらかじめ記録するシステムがあれば大きな助けとなります。先述の通りテキスト化されているので、「証拠を出せ」と言われてもすぐに出せるのも強みです。

従業員の不正を防止

音声を形にして残せることの利点は、クレーム対策だけに留まりません。自社の従業員の営業における不正な働きかけもチェックすることができます。

会社側に隠して内密の取引を持ちかける、あるいは顧客を恫喝する等の言動の証拠も、逃さず確保することが可能となっているのです。

コンプライアンスの向上につながる

現代において、データ管理がしっかり行えている企業はコンプライアンスに対する意識が高いとされ、評価される傾向があります。取引をする側の立場から考えれば、自分たちの情報を適切に管理してくれる会社には安心して話をすることができるのです。

よって、音声データを目に見える形で保存できるサービスの導入により、外部からの評価も上昇するというメリットを獲得できるという結果にもつなげられるでしょう。

その他、社内文書作成にも貢献

さらに言えば、社内でやりとりされる文書の作成にも音声データテキスト化は貢献してくれます。会議の音声データがテキスト化できれば、議事録はただ単にコピー＆ペーストするだけで事足ります。報告書に関しても同様です。

その他にも、さまざまなレジュメ作成にも決して無視できない活躍をしてくれることでしょう。何しろ、本来は文字起こしに時間がかかるものを、数分も立たず、しかも正確に出力することができるこらです。これらのサービスを利用するのとしないのとでは、社内の業務環境はかなり変化するでしょう。

音声データの保存及びテキスト化は、業務改善においてとても大きな効果をもたらしてくれる可能性があります。営業やコールセンター、サポートセンター等に力を入れているのであれば、前向きに検討したいITサービスのひとつと言えるでしょう。