Teams（チームズ）はコミュニケーションとコラボレーションのプラットフォームです。ビジネスパーソンは常に誰かと打ち合わせをして（コミュニケーションを取り）、誰かと一緒に仕事をしています（コラボレーションしています）。Teamsを使うと、その両方をスムーズに実施することができます。
Teamsでできることと使い方について詳しく解説します。

Teamsはマイクロソフトが提供するクラウド・タイプのコンピュータ・サービスです。エクセルやワードと同じOffice365サービスの一つになります。
Teamsといえばビデオ会議というイメージがあると思いますが、TeamsにはさらにOffice365に含まれる予定表機能のExchangeや情報共有のSharePoint、データ保存のOneDriveなどの機能が搭載されています。

機能満載なのは高度なコミュニケーションとコラボを実現するため

Teamsにさまざまな機能が搭載されているのは高度なコミュニケーションや複雑なコラボレーションを可能にするためです。
コミュニケーションやコラボレーションは一般の人の普段の生活でも必要になりますが、ビジネスシーンでは高度かつ複雑になってきます。そのためビジネスで使われるコミュニケーション・ツールやコラボレーション・ツールはさまざまな利用ニーズに応えられなければなりません。
コミュニケーションでもコラボレーションでも、基本となるのは人と人とのつながりです。そこでTeamsではビデオ会議システムがメインになっています。
しかし、ビデオ会議システムを使ってインターネット経由で人と人が顔を突き合わせて打ち合わせをすることができても、それだけで仕事が片づくわけではありません。インターネット上で仕事をしたり、コンピュータを使って仕事をしたりするために、Teamsにはチーム機能やチャット機能、ファイル共有機能、スケジューリング機能などを搭載されています。

有料と無料の違い

Teamsには有料版と無料版があります。
無料版は使える機能も容量も少ないので、ビジネスでは体験版ととらえたほうがよいかもしれません。Microsoftは無料版を家庭向けプランとして紹介しています。
ビジネスでコミュニケーションとコラボレーションを多用する人は、有料版を検討したほうがよいでしょう。
Microsoft Teams Enterpriseの料金は1ユーザー当たり月額787円（税別）で、機能が少ないバージョンのMicrosoft Teams Essentialsは同599円です。

スマートフォン・PC・モバイルアプリの利用

Teamsはスマートフォン、パソコン、モバイルアプリを使って利用します。
スマートフォンとパソコンでは、WebブラウザからTeamsにアクセスできます。さらにモバイルアプリをインストールしてTeamsを使うこともできるわけです。
これだけ利用方法のバリエーションがあれば、ユーザーは場所とデバイスを選ばずTeamsを使うことができるようになるので、職場でも自宅でも、出張先でもプライベートの旅行先でも作業をしたり、打ち合わせをしたりできます。

Teamsのメイン機能であるビデオ会議は、Microsoft Teams Enterpriseなら最大1,000人参加の会議を最長30時間実施できます。
ビデオ会議は、音声とビデオ（映像）とインターネットを使って、遠隔地にいる複数人で行う会議です。画面上に会議の参加者が映し出されるので、リアルの会議室と同じように声や表情を確認しながら打ち合わせをすることができます。自分の声と表情もビデオ会議の参加者に伝えることができます。
ビデオ会議の参加者はインターネット環境とデバイスさえ確保すれば、どこにいても移動することなく打ち合わせに参加できます。

Teams（チームズ）の会議招待と参加方法

Teamsでビデオ会議を開くときは、主催者がほかの参加者を招待する、という形を取ります。会議の招待方法は簡単です。
まず主催者は、Teamsのカレンダー機能を使ってビデオ会議をスケジュールします。その際に、参加者のメールアドレスやTeamsのユーザー名を入力して招待を送信します。
招待された参加者は、招待メールやTeamsの通知からビデオ会議に参加することができます。
実際にビデオ会議に参加する方法ですが、招待された日時にビデオ会議画面を開いて参加ボタンをクリックするだけです。これで自分はビデオ会議参加者の顔をみることができ、そのほかの参加者には自分の顔を映すことができます。

ビデオ会議やPC画面の挙動などを収録できる弊社のサービス「動画ログ」をご紹介します。興味があれば参照ください。
https://www.optsp.co.jp/product/dougalog/

Teamsを使うには、Microsoftのアカウントを取得する必要があります。Microsoftアカウントはメールアドレスとパスワードで作成できます。
アカウントを取得したらTeamsにサインインすれば準備完了です。

Teamsはチームで仕事をするときにも有効です。
例えば社内でプロジェクトチームが立ち上がり、10人がメンバーに選ばれたとします。このときTeams上に「チーム」というグループをつくり、10人全員を「チーム」に参加させます。これにより「チーム」の参加者（プロジェクトチームの10人のメンバー）はTeamsでチャットで会話をしたり、ファイルを共有したり、メモ書きを残したりすることができます。

「チーム」の参加者が大人数になったら、その下に「チャネル」とつくることができます。
例えば100人のプロジェクトチームのなかで、10人の特別班がつくられた場合、その10人の特別班が「チーム」のなかに「チャネル」をつくれば、「チェネル」参加者だけでチャットやファイル共有などを実行できます。そのほかの90人は「チャネル」のなかに入れませんが、「チャネル」の10人は「チーム」のそのほかの90人とチャットやファイル共有などを実行できます。

例えば、企業の人事部に、採用班と給与班があったとします。このとき人事部でTeams上に「人事部チーム」をつくり、採用班が「人事部チーム」のなかに「採用班チャネル」をつくり、給与班も「人事部チーム」のなかに「給与班チャネル」をつくる、といったことができます。こうすることで、人事部スタッフ全員で仕事をするときは「人事部チーム」を使い、採用活動をするときは採用班メンバーだけが「採用班チャネル」を使えるようになります。

チャットとは文章（テキスト）でリアルタイムに交信する機能です。

Teamsにもチャット機能があり、特定の相手とチャットができたり、「チーム」内、または「チャネル」内でもチャットができます。

日々の仕事のなかでは、ビデオ会議を開催するほどではないが、リアルタイムで打ち合わせをしたいことがあると思います。このときメールでは送受信に時間がかかります。チャットなら質問をしてすぐに回答を得ることができます。

メンバーどうしで情報や作業を共有するには、Teamsの画面共有機能とファイル共有機能が便利です。

画面共有では、自分のデスクトップや特定のアプリケーションの画面を共有して、ほかのメンバーとリアルタイムに作業を共有することができます。

ファイル共有では、ドキュメントや画像、動画などのファイルをTeams上にアップロードして共有できます。ファイル共有すればメンバー全員で編集したりコメントし合ったりすることができます。

画面共有機能とファイル共有機能を使えば、メンバーどうしの情報共有を効率化できるので共同作業がスムーズに進むでしょう。

Teamsには電話機能があって、パソコンを電話のように使うことができます。スマートフォンにはそもそも電話機能がついているわけですが、Teams経由で電話できるようになります。

Teamsにはコミュニケーション・ツールとして、リアクションやステータスの設定などがあります。これらのツールを使うことでコミュニケーション不足を補うことができ、チームでの仕事が円滑に進むようになります。

OutlookもOffice365のツールの一つで、メール、予定表、タスク管理、連絡先管理の機能を持ちます。TeamsとOutlookを連携させることができます。

Outlookでスケジューリングした会議や予定をTeamsにインポートしたり、Teamsで作成した会議をOutlookで共有したりすることができます。これによりチームのメンバーはあたかも同じ場所で作業をしているかのように一体となってプロジェクト業務を進めることができ、作業を効率化できます。

Teamsの基本的な使い方に関する詳細な解説です。これらの機能を活用することで、チームのコミュニケーションやコラボレーションを効率化し、業務の生産性を向上させることができます。

ビジネスの多角化とビジネスパーソンの多様性はこれからますます進むでしょう。したがってこれまで以上にビジネスは複雑化して、必要な情報が増え、分析しなければならないデータは膨張してきます。Teamsは高度かつ困難かつ複雑な仕事を抱えるビジネスパーソンの強力な武器になるでしょう。