2021.03.25 電話

スマホを固定電話に!テレワーク時代に必須のクラウドPBXを解説

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コロナ禍でリモートワークへの転換が進む中、クラウドPBXが注目されています。

クラウドPBXは、オフィス内にある電話交換機を、インターネット上で使用できるサービスです。
会社に足を運ばなくても、いつでもどこでも外線・内線の通話がおこなえます。スマートフォンを使った通話も可能になります。

今回の記事では、クラウドPBXの使い方、メリットについてご紹介いたします。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、PBX(電話交換機)がインターネット上で利用できるサービスです。
パソコン、スマートフォンなどを利用することで、代表番号の同時呼び出し、外線との接続、内線同士の通話がおこなえます。

クラウドPBXは、電話交換機を物理的に用意する必要がなく、サーバーを通して利用することが可能です。
設定もWebを通して簡単におこなえます。
社内専用のスマホを用意する必要もなく、ソフトフォン(PC)や私用のスマホからでも利用することが可能のため、コストも最小限に抑えられます。
テレワーク時代の電話業務に必須のサービスです。

クラウドPBXの機能について

ここでは、クラウドPBXの機能についてご紹介いたします。

代表番号発着信

企業の代表番号に着信がある場合、登録してあるさまざまな端末を使って通話ができます。
発信するときも代表番号を利用することが可能です。
電話業務を複数人でおこなう場合、一人が取れない場合、お手隙の一人が対応できます。

ダイヤルインサービス

一つの電話回線に対して、複数の電話番号が持てるサービスです。
電話回線にかかる月額基本料を抑えることが可能です。

保留転送機能

電話を受けたとき、保留して他の人に転送できるサービスです。
わざわざ電話を切る手間暇がいりません。
企業で電話を取次ぐ仕組みが、クラウド上で完結します。

自動音声応答機能

電話がかかってきたときに、自動で応答してくれるサービスです。
「現在、電話を受けることができません」などの台詞で応答が可能です。
通常営業時間内であっても、何らかの理由により電話に出られない際に利用することが多くなります。

CTI機能

顧客からかかってきた電話の情報をパソコンに表示するサービスです。
コールセンターなどの、電話対応業務をおこなう職種に役立てられる機能です。
事前に必要な情報を把握できるため、顧客に聞く質問を最小限に抑えられます。

クラウドPBXを使うメリット

ここでは、クラウドPBXを使うメリットについてご紹介いたします。

導入コストを削減できる

電話機の設置拠点ごとにPBXを設置する必要がないので、導入コストを抑えることができます。

すぐに利用が可能

法人が利用する場合、3営業日以内に開通を目指せます。
電話業務をストップさせることを防ぎます。

工事が必要ない

クラウドPBXはインターネットがつながっている状態であれば利用できます。
特に工事は必要ありません。

いつでもどこでも電話業務ができる

クラウドPBXはインターネット環境があれば、いつでもどこでも利用できます。
複数拠点で運用できるので、テレワーク時代に、必須のサービスです。

端末が一つで済む

プライベートの電話番号を教えなくても、サービスが利用できます。
会社用、私物用の携帯を別々に用意する必要はありません。
端末が一つにまとめられるため、管理もしやすいです。

通話料が削減できる

クラウドPBXを利用すると、内線同士の通話は、いつでもどこでも無料でおこなえます。
外線で電話をかけている料金が削減できます。

設定が簡単

クラウドPBXの設定は、ブラウザ上でおこないます。
業者を呼ぶ手間もなく、管理するのが簡単です。

クラウドPBXを導入するのに向いている企業

クラウドPBXを導入するのに向いているのは以下のような企業です。

・テレワークなど多様な働き方を推奨している企業
・複数の拠点で電話機を利用している企業
・通話コストを削減したい企業
・新規事業を立ち上げる企業

クラウドPBXを導入すると、離れた場所でも電話業務がスムーズになるため、仕事の効率化アップにもつながります。
今からPBXを導入する方は特に、クラウド版のサービス検討をおすすめします。

クラウドPBXと併せて使いたいサービス

CRM

CRMに顧客情報を登録しておけば、登録した顧客から着信した時に、その顧客情報がポップアップして表示されます。
顧客情報を更新したり、応対履歴を残すのに便利で、業務効率化を図ることができます。

通話音声文字化機能

クラウドPBXはいつでもどこでも電話に出られる環境でありながら、電波状況によっては音声が聞き取りにくいデメリットがあります。

電話通話の文字化機能を活用すると、話した内容がテキスト化されるため、振り返りにも役立ちます。

単語を絞って重要な会話の内容を検索できるため業務効率化もアップしやすいです。
企業内で情報共有もおこないやすくなるほか、テレワークの促進にもつながります。
クラウドPBXは便利なツールと併せて使う方法がおすすめです。

クラウドPBX まとめ

クラウドPBXは、インターネット上で外線・内線通話がおこなえるため、テレワーク時代に最適のサービスです。
いつでもどこでも電話業務に励めるメリットがあります。
しかし、電波が不安定な状況では話し声が途切れ途切れになったり、コミュニケーションが円滑におこなえないデメリットがあったりします。
問題をカバーするツールを、併せて使う方法がおすすめです。

便利なツールを併せて使い、テレワークの促進に役立てていきましょう。